労務管理における残業代の実務——人事担当者が押さえるべき法令と運用

労務管理において、残業時間の正確な把握と適正な残業代の支払いは、コンプライアンスの根幹をなす最重要業務です。2019年4月施行の働き方改革関連法により、使用者は労働時間を客観的な方法で管理することが義務付けられました（労働安全衛生法第66条の8の3、同法施行規則第52条の7の3）。さらに、2023年4月からは中小企業にも月60時間超の+50%割増が適用され、2024年4月からは建設業・運送業・医師にも残業上限規制が全面適用されています。労務管理担当者は、これらの法改正を確実に実務に反映させる責任を負っています。

労務管理の重大リスク——知らないでは済まされない
- 労働時間の不適正管理 → 労働安全衛生法違反 → 送検・罰金・企業名公表
- 残業代の未払い → 労働基準法第37条・第24条違反 → 未払い額＋付加金＋遅延損害金
- 36協定未締結・未届出 → 労働基準法第36条違反 → 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金
- 管理監督者(第41条)の範囲の不当拡大 → 残業代未払い＋未払い賃金立替払法違反
- 固定残業代の不適切設計 → 基本給と残業代の未区分 → 残業代未払い認定

労働時間の客観的管理——法令上の義務

2019年4月以降、すべての事業場で「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿った管理が義務付けられています。具体的には、(1)始業・終業時刻の確認および記録は、タイムカード、ICカード、PCログ等の客観的方法によること、(2)自己申告制は例外的かつ補充的なものとし、自己申告と客観的記録に乖離がある場合は実態調査をすること、(3)労働時間の記録は3年間保存すること（当分の間は当面3年、最終的には5年）が求められます。これらの違反は労働安全衛生法違反として罰則の対象です。

36協定の締結・
届出実務

36協定の必須記載事項と上限規制
項目一般条項特別条項
時間外労働の上限月45時間・年360時間月100時間未満・年720時間
2〜6ヶ月平均—80時間以内
月45時間超の月数—年6ヶ月以内
休日労働含まれない（別枠）時間外＋休日で月100時間未満
協定の有効期間1年が原則同左

36協定の届出先は所轄労働基準監督署です。協定の締結には、過半数代表者（過半数労働組合または過半数代表者）との書面協定が必要で、単に会社が一方的に作成しただけでは無効です。また、協定内容は事業場の見やすい場所への掲示や、イントラネットへの掲載などにより労働者に周知しなければなりません（労基法第106条）。

割増賃金計算の実務上の注意点

労務管理実務で誤りやすいポイントとして、(1)基礎時給からの除外手当の範囲を誤る（住宅手当や家族手当の一律支給型は含める必要があるケースも）、(2)月60時間超の判定を年度累計で行ってしまう（正しくは各月ごと）、(3)時間外＋深夜＋休日の重複適用を見落とす、(4)変形労働時間制の総枠超過判定を誤る、(5)事業場外みなし労働時間制の適用条件を満たさずに適用する——などが挙げられます。特に(2)は、給与計算システムが正しく設定されていないと見過ごすリスクがあります。

よくある質問

労務管理で残業時間の記録はどのくらいの期間保存が必要ですか？
労働者名簿・賃金台帳・雇入・解雇・災害補償等に関する書類は5年（当面3年）、タイムカードや勤怠記録などの労働時間の記録は3年（当面）の保存が義務付けられています（労基法第109条）。2020年4月改正で5年への延長が決まりましたが、経過措置により当面は3年です。
テレワークの労働時間管理はどうすればいいですか？
事業場外みなし労働時間制の要件を満たさない限り、テレワークでも労働時間の把握義務があります。PCログ、オンライン会議の接続記録、業務システムのアクセスログ、メール送受信記録などの客観的方法による管理が必要です。単なる自己申告のみでは不十分であり、労働基準監督署の指導対象になります。
管理監督者（第41条）の判断基準は何ですか？
管理監督者は、労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者で、自己の出退勤について裁量権を持つ者です。具体的判断基準として、(1)重要な職務と権限・責任を有すること、(2)勤務時間の裁量があること、(3)賃金面で相応の処遇を受けていること（一般労働者の1.5〜2倍以上が目安）が必要で、名称だけで判断されません。
固定残業代制度を導入する場合の注意点は？
(1)基本給と固定残業代を給与明細上明確に区分すること、(2)固定時間を超えた残業代は別途支払うこと、(3)就業規則・雇用契約書に固定残業時間数と金額を明記すること、(4)割増率が正しく反映されていること、(5)固定残業時間が実態と乖離していないこと（実態が月60時間なのに20時間分の固定残業代しか払わないなど）が重要です。違反すれば未払い残業代請求のリスクがあります。
労基署の調査が入った場合、何を指摘されますか？
典型的な指摘事項は、(1)タイムカード打刻後の労働時間未把握（サービス残業の黙認）、(2)36協定の未締結・未届出または上限超過、(3)割増賃金の計算誤り（基礎賃金の誤り、重複割増の不適用）、(4)管理監督者範囲の不当拡大、(5)変形労働時間制の不適切運用、(6)固定残業代の不適切設計、などです。是正勧告に従わない場合、送検・刑事罰のリスクがあります。

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